arquivos e documentos empresariais: da organizaÇÃo cotidiana À gestÃo eficiente

O objetivo deste artigo é apresentar e discutir o processo de planejamento, organização, guarda e gestão de arquivos e documentos empresariais, do ponto de vista do profissional de secretariado executivo. Inicia-se o texto a partir da introdução ao cenário atual com foco na dinâmica global, as demandas de serviço e o papel essencial do secretário executivo na empresa. Apresenta-se uma revisão teórica dos principais conceitos e normas internacionalmente adotadas na organização de arquivos. Estabelece-se a necessidade de realizar, mais do que a simples organização de arquivos, a gestão de documentos e arquivos. Com base nesta premissa, são apresentadas as bases teórico-conceituais para a implantação de um Serviço de Documentação e Arquivo, a partir das principais tipologias documentais existentes nas empresas e respectivos critérios classificação e temporalidade de guarda de documentos. Discute-se a importância do planejamento estratégico, tático e operacional da gestão de arquivos. Finaliza-se o artigo com a descrição das etapas de implantação de um Serviço de Documentação e Arquivo e o código de ética do gestor de documentos.